# Scheda n°14: Definisci un periodo di conservazione dei dati

#### I dati personali non possono essere conservati per un periodo di tempo indefinito: il periodo di conservazione deve essere determinato sulla base dello scopo del trattamento. Una volta che lo scopo è stato raggiunto, i dati devono essere archiviati (se esiste un obbligo di legge di conservazione), cancellati o anonimizzati (ad esempio, per produrne delle statistiche).

## Cicli di conservazione dei dati

* Il ciclo di conservazione dei dati personali può essere diviso in **tre distinte fasi successive**:
    * il database attivo;
    * l’archiviazione intermedia;
    * l’archiviazione finale o la cancellazione.


* I meccanismi per la cancellazione di dati personali dai database attivi assicurano che i dati siano conservati ed acceduti da parte dei servizi operativi solo **per il tempo necessario al raggiungimento dello scopo del trattamento** .
* Assicurati che **i dati non sono mantenuti in database attivi** semplicemente **catalogandoli come archiviati** . I dati archiviati (archivio intermedio) devono essere accessibili solo a uno specifico servizio responsabile della loro cancellazione dall’archivio se necessario.
* Assicurati di avere **specificato dei modelli di accesso** per i dati archiviati, perché l’accesso a un archivio deve avvenire solo per motivi specifici o eccezionali.
* Se possibile, utilizza la stessa implementazione tanto per **la cancellazione o l’anonimizzazione** quanto per il **diritto alla cancellazione** (vedi [scheda 13 sull’esercizio dei diritti](Scheda_n°13:_Preparati_all'esercizio_dei_diritti_degli_interessati)), in modo di garantire un funzionamento omogeneo del tuo sistema.

## Alcuni esempi di tempi di conservazione

* I **dati relativi agli stipendi o al computo orario degli impiegati** possono essere conservati per 5 anni.

* I **dati in  un archivio medico** devono essere conservati per 20 anni.

* I **dati di un potenziale cliente che non risponde ai solleciti** possono venire conservati per 3 anni.

* I **dati di log** possono essere conservati per 6 mesi.